Con el fin de garantizar que el tratamiento de los datos de las personas naturales que ostentan la calidad de Clientes o potenciales Clientes, Proveedores, Contratistas, Aliados o el público en general de interés para ADISPETROL S.A., con ocasión del ejercicio de la actividad para la cual ha sido legalmente facultada, cumpla lo establecido en la Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y la regulación aplicable, se adopta el presente documento GE-PT10.
ADISPETROL S.A. se encuentra comprometido en continuar brindando servicios con altos niveles de calidad, confianza y responsabilidad, garantizando la seguridad en el tratamiento de la información almacenada en sus bases de datos.
Conforme a la normativa vigente, se adopta el presente documento que se aplicará a los datos personales tratados y registrados por la compañía.
ARTICULO TERCERO. Definición de tratamiento: Conforme a lo previsto en la
normatividad aplicable, se considera tratamiento cualquier operación o conjunto de
operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso,
circulación o supresión.
Dentro de sus operaciones ADISPETROL S.A. requiere de algunos datos personales, en
el marco de la relación que la vincula con sus clientes, proveedores, contratistas, aliados y
demás personas relacionadas con su objeto social, información que corresponde a la
estrictamente necesaria para la gestión desarrollada.
ARTICULO CUARTO.Tratamiento al que serán sometidos los datos. Los datos
personales objeto de tratamiento, serán utilizados exclusivamente para los siguientes
fines:
a) Para cumplir con las obligaciones contraídas con nuestros clientes, contratistas,
proveedores, aliados, etc., relacionados directa e indirectamente con el objeto social
de ADISPETROL S.A.
b) Realizar a través de cualquier medio en forma directa, actividades de mercadeo afines
a nuestro objeto social.
ARTÍCULO QUINTO. Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del
Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo
caso cumplir con las disposiciones contenidas en la normatividad aplicable.
ARTICULO SEXTO. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato. Los Titulares
podrán en todo momento solicitar al Responsable o Encargado la supresión de sus datos
personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos,
mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15
de la Ley 1581 de 2012.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no
procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base
de datos.
POLITICA Y PROCEDIMIENTO DE
TRATAMIENTO DE DATOS
Versión: 01 Página 4 de 10
Código: GE-PT10
Fecha de vigencia: 30/06/2023
El Responsable y el Encargado deben poner a disposición del Titular mecanismos
gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la
revocatoria de la autorización otorgada.
Si vencido el término legal respectivo, el Responsable y/o el Encargado, según fuera el
caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la
Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o
la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento
descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012
ARTICULO SEPTIMO. Derechos de los Titulares. El Titular de los datos personales
tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del
Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros
frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo
cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de
conformidad con La normatividad aplicable;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento,
previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a
lo dispuesto a la normatividad aplicable;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no
se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La
revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y
Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han
incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
ARTÍCULO OCTAVO. Datos sensibles. Conforme a la normatividad aplicable, se entiende
por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o
étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de
cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos
de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos
biométricos.
ARTÍCULO NOVENO. Tratamiento de datos sensibles. Se prohíbe el Tratamiento de
datos sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos
que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se
encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes
legales deberán otorgar su autorización;
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las
debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro
organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical,
siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que
mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos
no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento,
ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento
deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los
Titulares.
ARTICULO DECIMO. De la autorización para el Tratamiento de datos personales
sensibles. El Tratamiento de los datos sensibles a que se refiere el artículo 5 de la Ley
1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los casos expresamente señalados en el
artículo 6 de la citada ley.
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible
conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las
siguientes obligaciones:
a) Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar
su Tratamiento.
b) Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales
de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de
los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del
Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
ARTICULO DECIMO PRIMERO. Cualquier solicitud de acceso, actualización, supresión o rectificación de datos personales, así como cualquier otra petición, queja, reclamo y/o solicitud de revocatoria de la autorización de tratamiento de datos por parte de algún titular de información contenida en le base de datos de ADISPETROL S.A., podrá ser presentada al siguiente correo electrónico: servicioalcliente@adpsa.com.co
ARTICULO DECIMO SEGUNDO. Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán
consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, que
repose en poder de ADISPETROL S.A. y ésta en su condición de Responsable del
Tratamiento y/o Encargado delTratamiento, deberá suministrar a éstos toda la información
contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará por el medio habilitado por ADISPETROL S.A. en su calidad de
Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda
mantener prueba de ésta.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a
partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta
dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora
y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá
superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
ARTICULO DECIMO TERCERO. Reclamos. El Titular o sus causahabientes que
consideren que la información contenida en una base de datos que se encuentre en poder
de ADISPETROL S.A. debaser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando
adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley
1581 de 2012, podrán presentar un reclamo en su calidad de Titular al Responsable del
Tratamiento y/o Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes
reglas:
a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a ADISPETROL S.A., con la
identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la
dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo
resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos
(2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso que, quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado
a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la
situación al interesado.
b) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados
a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los
ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
c) Tales respuestas deberán ser remitidas a la dirección señalada por el titular en el
momento de presentar su solicitud y, en el caso que no la haya especificado, se
enviará a la última dirección registrada en ADISPETROL S.A.
d) En caso que las peticiones o los reclamos se presenten por medios electrónicos,
podrán resolverse por el mismo medio, para lo cual se debe conservar copia de la
respuesta.
e) Las consultas podrán atenderse por canales electrónicos, siempre y cuando sea
posible verificar la identidad del titular y garantizar la seguridad de la información.
f) La remisión de las consultas y reclamos por parte de ADISPETROL S.A., en su
carácter de Encargadas del Tratamiento de la Información, no exime a los
Responsables delTratamiento (quienes poseen la fuente de la Información) del deber
de responder al Titular por todas y cada una de las cuestiones planteadas dentro del
término señalado en la ley. En tal sentido, ADISPETROL S.A. deberán informar al
titular todo lo manifestado por la fuente expresamente.
ARTÍCULO DECIMO CUARTO. Legitimación para el ejercicio de los derechos del Titular.
Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes
personas:
a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos
medios que le ponga a disposición el responsable.
b) Por sus causa habientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la
representación o apoderamiento.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
e) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que
estén facultadas para representarlos.
ARTÍCULO DECIMO QUINTO. Vigencia. La presente Política para el Tratamiento de
Datos Personales rige a partir de su aprobación y publicación.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia
igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas
en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un
deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de
nuestras bases de datos.
ARTÍCULO DECIMO SEXTO. La Superintendencia de Industria y Comercio adoptarán las
medidas adecuadas para garantizar la plena aplicación de las disposiciones de la ley y los
decretos reglamentarios que la modifiquen y/o adicionen, en particular, las sanciones que
deben aplicarse en caso de incumplimiento de las disposiciones adoptadas en ejecución
de las mismas.
Con el fin de obtener mayor información respecto de la normatividad aplicable en materia
de protección de datos personales, el interesado podrá remitirse a la ley 1581 de 2012 así
como al decreto 1377 de 2013.
El Área de Servicio al Cliente de Adispetrol S.A. será la responsable de la atención
de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede
ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la
autorización correspondiente.
Adispetrol S.A. conforme a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012,
considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de datos
personales, desarrolla el presente aviso de privacidad y de protección de datos
personales, en cuanto a la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión; que se reciba de los titulares de datos personales, así como la finalidad
para la cual han sido recolectados los mismos. Para ello ha desarrollado la política
de tratamiento de datos que podrá ser consultada en la página web
www.adispetrol.com.co
Adispetrol S.A., respeta la privacidad de los titulares de datos personales que
suministren su información, recibiéndola y almacenándola de forma adecuada y
segura, cumpliendo los controles y procedimientos de seguridad de la información
establecidos en dicha norma.
Adispetrol S.A., recolecta información personal de carácter sensible únicamente si
los titulares deciden voluntariamente entregar este tipo de información,
reconociendo que su suministro se enmarca dentro de las características
habilitadas para tal propósito y las facultades de uso. Los datos se recaudan
especialmente para la efectiva prestación de los servicios en los que se enmarca
el objeto social de Adispetrol S.A., cuyas principales actividades corresponden al
servicio de transporte, el cumplimiento de disposiciones legales, compromisos
contractuales y de otra índole.
La información suministrada no se utilizará, procesará o transferirá más allá de los
límites establecidos por la ley y lo consignado en la autorización del titular.
Adispetrol S.A. deja expresa constancia que los datos recolectados corresponden
a los efectivamente suministrados por el titular y de él depende la veracidad o
calidad de los mismos.
Adispetrol S.A.se reserva el derecho a modificar este documento en cualquier
momento y sin previo aviso. Toda modificación se realizará con apego a la
normatividad legal y la misma entrará en vigencia y tendrá efectos frente a los
Titulares, desde su publicación en el canal correspondiente.
El presente aviso de privacidad rige a partir de su publicación en el sitio web
www.adispetrol.com.co